VeriFactu 2026: Guía Completa para Autónomos y Negocios — Todo lo que Necesitas Saber
Si eres autónomo o gestionas un pequeño negocio en España, VeriFactu te afecta directamente. Se trata del nuevo sistema de verificación de facturas que la Agencia Tributaria ha puesto en marcha como parte de la Ley Antifraude, y que obliga a que el software de facturación que utilices cumpla una serie de requisitos técnicos antes de unas fechas concretas.
En esta guía te explicamos qué es VeriFactu, a quién afecta, qué plazos tienes, qué sanciones hay por no cumplir y, sobre todo, qué tienes que hacer exactamente para adaptar tu negocio. Sin tecnicismos innecesarios y con ejemplos prácticos para que sepas si tu sistema actual cumple o necesitas cambiarlo.
Qué es VeriFactu y por qué existe
VeriFactu es el nombre coloquial del Reglamento que desarrolla los Requisitos de los Sistemas Informáticos de Facturación (RSIF), establecido por el Real Decreto 1007/2023. Es un sistema que obliga a que todos los programas de facturación utilizados en España cumplan unos estándares técnicos que garanticen que las facturas emitidas son inalterables, trazables y verificables.
¿Por qué se ha creado? Porque hasta ahora, un negocio podía usar un programa de facturación que permitiera borrar o modificar facturas ya emitidas. Esto facilitaba el fraude fiscal. VeriFactu cierra esa puerta: a partir de su entrada en vigor, el software de facturación debe generar registros que no se pueden alterar, y debe ser capaz de enviar esos registros a la Agencia Tributaria cuando se le solicite — o incluso de forma automática.
El nombre «VeriFactu» viene de que cada factura incluirá un código QR que cualquier persona puede escanear para verificar si esa factura ha sido comunicada a Hacienda. Es un mecanismo de transparencia que afecta a todos: al que emite la factura y al que la recibe.
A quién afecta VeriFactu
VeriFactu afecta a todos los empresarios y profesionales que estén obligados a emitir facturas según la normativa tributaria española. Esto incluye:
- Autónomos (personas físicas): todos los autónomos que emitan facturas, sin importar su volumen de facturación ni su sector de actividad.
- Autónomos en estimación por módulos: también están incluidos. Aunque tributen por módulos, deben usar software homologado para las facturas que emitan.
- Sociedades (SL, SA, cooperativas): todas las sociedades que emitan facturas en España.
- Comunidades de bienes y otras entidades: cualquier entidad que tenga obligación de facturar.
En la práctica, si tienes un negocio en España y emites facturas — ya sea un bar, una peluquería, una tienda, una consultoría o un taller mecánico — VeriFactu te afecta.
¿Hay excepciones?
Las excepciones son muy limitadas. Los contribuyentes que utilizan el SII (Suministro Inmediato de Información) — es decir, las grandes empresas que ya envían sus facturas en tiempo real a la AEAT — no están obligados a utilizar VeriFactu, ya que su sistema de control es incluso más estricto. También quedan fuera los contribuyentes acogidos a regímenes forales (País Vasco y Navarra), que tienen su propio sistema equivalente: TicketBAI.
Plazos: cuándo tienes que estar adaptado
Este es el punto crítico. Los plazos son los siguientes:
- 1 de julio de 2026: los autónomos (personas físicas) y las entidades en estimación directa deben usar software homologado a partir de esta fecha.
- 1 de enero de 2027: las sociedades y el resto de entidades jurídicas deben estar adaptadas.
Es importante entender que estos plazos no se refieren a cuándo debes «tener comprado» el software, sino a cuándo debes estar usándolo operativamente. Si eres autónomo y el 2 de julio de 2026 emites una factura con un programa no homologado, ya estás en incumplimiento.
¿Puede haber retrasos en los plazos?
Los plazos actuales ya son el resultado de un retraso previo (inicialmente la fecha prevista era enero de 2026). Aunque siempre existe la posibilidad de nuevas prórrogas, no es prudente contar con ello. La Agencia Tributaria ha mostrado firmeza en el calendario y los fabricantes de software ya están homologando sus sistemas.
Requisitos técnicos: qué debe cumplir tu software
No necesitas entender los detalles técnicos al milímetro, pero sí debes saber qué exige la normativa para poder verificar si tu sistema actual cumple o no. Estos son los requisitos principales:
Registros de facturación inalterables
Cada vez que emites una factura, el software genera un registro que incluye los datos esenciales de esa factura (emisor, receptor, importe, IVA, fecha). Ese registro se firma digitalmente con un hash encadenado — lo que significa que cada registro está vinculado al anterior, formando una cadena que no se puede romper sin que se detecte.
En términos prácticos: no puedes borrar una factura emitida, no puedes modificarla sin que quede rastro y no puedes insertar una factura retroactiva entre dos ya existentes. Si tu software actual te permite borrar o modificar facturas libremente, no es compatible con VeriFactu.
Envío de registros a la Agencia Tributaria
El software debe ser capaz de enviar los registros de facturación a la AEAT. Hay dos modalidades:
- Envío automático (VeriFactu puro): el software envía cada registro a la AEAT en el momento de emitir la factura o en un plazo muy corto. Esta es la opción recomendada porque simplifica el proceso y da más seguridad.
- Envío bajo demanda (no-VeriFactu): el software almacena los registros localmente y los pone a disposición de la AEAT cuando esta los solicite, por ejemplo durante una inspección. Esta opción requiere que los registros se conserven correctamente y es más arriesgada ante una inspección.
Si optas por la opción de envío automático (VeriFactu), tus facturas llevarán la mención «VeriFactu» y el código QR de verificación. Si optas por no-VeriFactu, igualmente debes cumplir con los registros inalterables, pero sin el envío automático.
Código QR verificable
Cada factura emitida bajo VeriFactu debe incluir un código QR que el receptor puede escanear para verificar si esa factura ha sido comunicada a Hacienda. Esto es lo que hace que VeriFactu sea también un mecanismo de transparencia para el consumidor.
Declaración responsable del fabricante
El fabricante del software de facturación debe emitir una declaración responsable en la que confirma que su sistema cumple con todos los requisitos del reglamento. Esta declaración es pública y verificable. Antes de comprar o renovar cualquier software, pide al fabricante que te muestre esta declaración.
Sanciones por no cumplir con VeriFactu
Las sanciones previstas en la Ley Antifraude son significativas y van dirigidas tanto a los usuarios del software como a los fabricantes:
Para los negocios (usuarios del software)
- Usar software no homologado: sanción de hasta 50.000 € por ejercicio fiscal. Esta sanción se aplica por el mero hecho de usar un programa que no cumple los requisitos, independientemente de si has cometido fraude fiscal o no.
- Manipulación de registros: sanciones adicionales si se demuestra que has alterado o eliminado registros de facturación.
Para los fabricantes de software
- Producir software no conforme: hasta 150.000 € por cada ejercicio en el que se haya comercializado.
- No facilitar la inspección: sanciones adicionales por obstrucción.
Es importante entender la magnitud: 50.000 € por año es una cantidad que puede poner en serio peligro a un autónomo o pequeño negocio. No se trata de una multa teórica: la Agencia Tributaria tiene previsto realizar campañas de verificación una vez entren en vigor los plazos.
¿Tu sistema actual cumple con VeriFactu? Cómo verificarlo
Esta es la pregunta clave. Vamos a ver los escenarios más comunes:
Si usas una caja registradora clásica
No cumple. Las cajas registradoras tradicionales no tienen software actualizable, no generan registros inalterables y no se conectan a internet. Necesitas sustituirla por un TPV con software homologado o complementarla con un programa de facturación certificado (aunque esto último suele ser más engorroso y caro).
Si usas un programa de facturación en el ordenador
Depende del programa. Contacta con tu proveedor y pregúntale directamente: ¿tu software está homologado para VeriFactu? ¿Tienes la declaración responsable? Si la respuesta es ambigua o el proveedor no ha actualizado su software, es momento de cambiar.
Si usas hojas de Excel o facturas manuales
No cumple. Emitir facturas con Excel, Word o plantillas manuales no es compatible con VeriFactu. Necesitas un software de facturación homologado que genere los registros automáticamente.
Si usas un TPV con software actualizado
Es probable que cumpla o que esté en proceso de actualización. Los principales fabricantes de TPV ya están homologando sus sistemas. En el caso de Clienty, todos los modelos incluyen software homologado para VeriFactu con actualizaciones automáticas.
Si usas una plataforma de facturación online (SaaS)
Las principales plataformas (Holded, Contasol, A3, Sage, etc.) están en proceso de adaptación o ya están adaptadas. Consulta con tu proveedor el estado de la homologación y la fecha prevista de actualización.
Qué opciones tienes para adaptarte
Si tu sistema actual no cumple, estas son las alternativas ordenadas de más a menos recomendable:
Opción 1: Comprar un TPV con software homologado incluido
Es la opción más completa y económica a medio plazo. Un TPV con software homologado no solo cumple con VeriFactu sino que además te da gestión de inventario, informes de ventas, control de empleados y todos los beneficios de un sistema de gestión profesional.
Los kits de TPV de Clienty empiezan desde 269 € con software incluido de por vida (sin cuotas mensuales), homologación VeriFactu, soporte técnico 365 días y envío en 24 horas. Para un autónomo que hoy usa una caja registradora o facturas en Excel, es el salto más rentable.
Opción 2: Actualizar tu software actual
Si ya tienes un TPV o un programa de facturación, contacta con el fabricante para saber si ofrecen una actualización a VeriFactu. Muchos proveedores lo harán de forma gratuita o con un coste reducido como parte de tu suscripción. Lo importante es que lo confirmes por escrito y que obtengas la declaración responsable.
Opción 3: Contratar un software de facturación SaaS
Si no necesitas un TPV físico (por ejemplo, si eres un autónomo que trabaja desde casa y emite pocas facturas), puedes contratar una plataforma de facturación online que ya esté homologada. Ten en cuenta que estas plataformas suelen tener cuotas mensuales que se acumulan con el tiempo.
Opción 4: No hacer nada (no recomendable)
Esperar a que los plazos se amplíen o a que «no pase nada» es la peor estrategia. Las sanciones de 50.000 € por año son reales y la Agencia Tributaria tiene los medios técnicos para detectar el software no conforme. Además, cuanto más te acerques a la fecha límite, más difícil será encontrar disponibilidad de equipos y soporte técnico para la migración.
Guía paso a paso para autónomos: cómo adaptarte en 7 días
Si eres autónomo y necesitas adaptarte a VeriFactu, este es el proceso simplificado:
Día 1: Evalúa tu situación actual
¿Qué sistema usas para emitir facturas? ¿Caja registradora? ¿Programa en el ordenador? ¿Excel? Identifica tu punto de partida.
Día 2: Decide qué solución necesitas
Si tienes un negocio físico (bar, tienda, peluquería), un TPV con software homologado es la mejor opción. Si trabajas desde casa y solo emites facturas, una plataforma online puede ser suficiente.
Día 3: Haz el pedido
Si optas por un TPV de Clienty, el pedido se realiza online en clienty.es/tpv y el envío es en 24 horas. Elige el modelo que mejor se adapte a tu negocio: Amazonas para hostelería, Flex si tienes poco espacio, Nitro si necesitas potencia.
Día 4: Recibe el equipo
El TPV llega preconfigurado y listo para usar. Solo necesitas conectar los cables y encender.
Día 5: Configura tus productos y datos fiscales
Introduce tus datos fiscales (NIF, razón social, dirección), configura tus productos o servicios con sus precios e IVA correspondiente. El soporte técnico de Clienty te ayuda en este paso si lo necesitas.
Día 6: Emite tu primera factura de prueba
Genera una factura de prueba y verifica que incluye todos los datos obligatorios y el código QR de VeriFactu. Comprueba que el registro se ha enviado correctamente a la AEAT (el software te lo confirma).
Día 7: Empieza a operar
Tu negocio ya cumple con VeriFactu. A partir de aquí, cada factura que emitas se registra automáticamente con los estándares exigidos. Las actualizaciones del software se aplican de forma remota, sin que tengas que hacer nada.
VeriFactu para negocios de hostelería
Los bares, restaurantes y cafeterías tienen algunas particularidades que merece la pena mencionar:
Cada ticket que emites a un cliente es una factura simplificada y, como tal, debe cumplir con VeriFactu. Esto significa que cada café que cobras, cada menú del día, cada copa genera un registro de facturación inalterable.
Un TPV con módulo de hostelería y software homologado para VeriFactu resuelve esto de forma transparente: tú cobras como siempre (pulsando en la pantalla táctil el producto, cobrando en efectivo o tarjeta) y el sistema se encarga de generar el registro, incluir el QR en el ticket y enviar la información a Hacienda.
Si ahora usas una caja registradora en tu bar, el momento de cambiar es ahora. Los kits de TPV para hostelería de Clienty incluyen gestión de mesas, comandas a cocina y cumplimiento VeriFactu desde 359 €.
VeriFactu para comercios y tiendas
En tiendas de ropa, alimentación, ferreterías o bazares, cada ticket de venta es también una factura simplificada que debe cumplir VeriFactu. La ventaja de pasarte a un TPV es que, además de cumplir la normativa, ganas control de inventario, informes de ventas por producto y gestión de proveedores.
Un TPV como el Clienty Amazonas (359 €) incluye lector de códigos de barras, gestión de stock con alertas y software de por vida sin cuotas. Es la forma más directa de cumplir VeriFactu y, de paso, profesionalizar la gestión de tu tienda.
Preguntas frecuentes sobre VeriFactu para autónomos
¿VeriFactu significa que Hacienda ve todas mis facturas en tiempo real?
Solo si optas por el envío automático (VeriFactu puro). En la modalidad no-VeriFactu, los registros se almacenan localmente y se envían solo cuando la AEAT los solicita. Sin embargo, en ambos casos, los registros deben ser inalterables.
¿Tengo que comprar un equipo nuevo?
No necesariamente. Si tu software actual se actualiza a VeriFactu, puedes seguir usando tu hardware. Pero si usas una caja registradora clásica o facturas con Excel, sí necesitarás un nuevo sistema.
¿Cuánto cuesta adaptarse?
Depende de tu punto de partida. Si ya tienes un software actualizable, el coste puede ser cero (actualización incluida). Si necesitas un TPV nuevo, desde 269 € tienes un sistema completo con software homologado incluido en Clienty.
¿Mi gestor puede encargarse de esto?
Tu gestor se encarga de tu contabilidad y tus impuestos, pero el software de facturación es cosa del negocio. Tu gestor puede asesorarte, pero eres tú quien debe asegurarse de que el software que usas en el día a día cumple con VeriFactu.
¿Qué pasa si me inspecciona Hacienda y no cumplo?
La sanción prevista es de hasta 50.000 € por ejercicio fiscal. Además, si la inspección detecta irregularidades en la facturación, se abren otras vías sancionadoras que pueden agravar la situación.
¿VeriFactu afecta a las facturas que recibo o solo a las que emito?
Afecta a las que emites. Tú no eres responsable de que tus proveedores usen software homologado, pero sí puedes verificar si una factura que recibes ha sido comunicada a Hacienda escaneando su código QR.
¿Puedo seguir usando tickets simplificados en mi bar?
Sí, puedes seguir emitiendo facturas simplificadas (tickets) siempre que el software que las genera cumpla con VeriFactu. El formato del ticket no cambia mucho, pero debe incluir el código QR.
¿Y si trabajo como autónomo desde casa y no tengo tienda física?
También debes cumplir con VeriFactu. Necesitas un programa de facturación homologado. Puedes optar por una plataforma SaaS online o, si prefieres no pagar cuotas mensuales, un software local certificado.
Calendario de implementación: qué hacer y cuándo
| Fecha | Qué ocurre | A quién afecta |
|---|---|---|
| Ahora – Junio 2026 | Periodo de preparación. Evalúa tu sistema, compra o actualiza. | Todos |
| 1 de julio de 2026 | Entrada en vigor para autónomos. Software debe estar homologado y operativo. | Autónomos y personas físicas |
| Julio 2026 – Diciembre 2026 | Periodo de preparación para sociedades. | Sociedades (SL, SA, etc.) |
| 1 de enero de 2027 | Entrada en vigor para sociedades. Software debe estar homologado y operativo. | Todas las sociedades |
Conclusión: no esperes al último momento
VeriFactu no es una sugerencia ni una tendencia: es una obligación legal con plazos concretos y sanciones elevadas. La buena noticia es que adaptarse es más sencillo y económico de lo que parece.
Si eres autónomo con un negocio físico, un TPV de Clienty desde 269 € te da todo lo que necesitas: software homologado VeriFactu, actualizaciones automáticas, soporte técnico 365 días y hardware profesional con envío en 24 horas. Sin cuotas mensuales.
No dejes que la fecha límite te pille sin preparar. Cuanto antes hagas el cambio, más tranquilo operarás sabiendo que tu negocio cumple con la normativa y está protegido frente a sanciones.
